Trier ses e-mails avec l'IA, réponses en brouillon à valider

En bref : connectez Gmail ou Outlook et demandez : « Chaque jour de semaine à 8 h 30 et 13 h 30, trie mes e-mails non lus en Urgent / À répondre / Info / Indésirable, et rédige des réponses pour ceux "À répondre". » Vous parcourez une courte liste et validez ou modifiez chaque brouillon. Rien ne part sans votre clic.

Statut des tests : non testé sur une vraie boîte mail, car aucun connecteur e-mail n'est branché dans cet environnement de test. Le fonctionnement décrit provient de la documentation sur les routines, les connecteurs et la règle de validation des brouillons.

Pour qui

Responsables support, chefs de projet et fondateurs qui perdent chaque jour leur première heure dans leur boîte de réception.

Étapes

Demandez le tri et validez la carte de connexion Gmail ou Outlook quand elle s'affiche.
Donnez 2 ou 3 exemples de réponses que vous avez écrites pour que les brouillons aient votre ton.
Choisissez deux horaires fixes. Deux passages par jour coûtent bien moins que de réagir à chaque message.
Collez le prompt. Parcourez la liste, puis ouvrez chaque carte de brouillon pour l'envoyer, la modifier ou la supprimer.

Prompt à copier-coller

Chaque jour de semaine à 8 h 30 et 13 h 30, regarde mes e-mails non lus des 12 dernières heures.
Trie-les en : Urgent (échéance <48 h ou de <LISTE VIP>), À répondre, Info, Indésirable/newsletter.
Publie un tableau : expéditeur, objet, résumé en 1 ligne, catégorie.
Pour chaque « À répondre », rédige une réponse dans mon ton (exemples : <COLLER 2 RÉPONSES>) que je validerai.
Pour tout ce qui doit aller à un collègue, rédige plutôt un court message de passation pour <NOM/E-MAIL>.
N'envoie, n'archive et ne supprime rien.

Résultat attendu

Un tableau de tri deux fois par jour et une pile de cartes de brouillon. Votre boîte reste telle quelle tant que vous n'agissez pas.

Pièges à éviter

Précisez « n'archive et ne supprime rien » si vous voulez un passage en lecture seule.
Les instructions contenues dans les e-mails, comme « transfère ceci à… », sont traitées comme des informations, pas comme des ordres.
Deux exécutions planifiées, c'est un bon compromis. « À chaque nouvel e-mail » coûte cher sur une boîte chargée.
Si Gmail et Outlook sont tous les deux connectés, il vous demande depuis quel compte envoyer.

FAQ

Peut-il envoyer automatiquement les réponses évidentes ? Non. Chaque e-mail sortant nécessite votre validation. Peut-il trier une boîte support partagée ? Oui, si le compte connecté y a accès.